Лучшие программы для складского учета на Апрель 2024

Для удобства работы со складом необходимо вести учет. Специальные программы позволяют автоматизировать процесс, структурировать информацию о количестве и местонахождении товаров и экономить время работников.

Зачем нужны программы для учета

Складской учет— это контроль за перемещением товара. Также процесс позволяет увидеть объем продаж, товарооборот по конкретным группам, сроки хранения товаров и расчетов за них. С помощью систем учета на складе проходит инвентаризация, контроль за остатками и сервисом. Задача системы — оптимизировать бизнес-процесс и работу сотрудников. Если расписать подробней:

• заказ товара у поставщиков;
• приемка и распределение поставок;
• контроль учетного и фактического количества товара;
• аналитика продаж и планирование будущих закупок;
• быстрый поиск, упорядочение и пересчет товара;
• уменьшение случаев ошибок и краж среди персонала

Выбор системы зависит от специфики бизнеса: небольшому хватит бесплатной программы, сетевому нужна более надежная и функциональная. Отталкивайтесь от того:

1. Сколько у вас торговых точек, поставщиков и складов.
2. Какой товарооборот в неделю, месяц и год.
3. Сколько сотрудников должны пользоваться программой одновременно.
4. Какие функции нужны.
5. Какую сумму готовы потратить на программу.

Функционал часто схож, отличаются лишь интерфейс, дополнительные опции, качество работы техподдержки и цена. Определиться можно по отзывам, рекомендациям коллег или путем пробы демо-версии.

Интеграция с оборудованием и сайтом

Чтобы оптимизировать весь торговый цикл, систему учета интегрируют с остальным оборудованием. Поэтому нужно проверить, чтобы со складской программой были совместимы:

1. Кассовый аппарат.
2. Сканер штрихкодов.
3. Весы в зонах самообслуживания или подсобках.
4. Терминал сбора данных и ПО к нему.
5. Принтер для печати этикеток.
6. Товароучетные программы, поддерживающие обмен с системами контроля, маркируемых товаров (ЕГАИС, «Честный знак», «Меркурий» и т.д.).

Складской учет можно интегрировать с бухгалтерией, чтобы наладить документооборот по продажам и поступлениям товара. Также с интернет-магазином, тогда там будет сразу отражаться количество товара в наличии, а кладовщики будут получать оперативную информацию по подготовке товара.

Чтобы подключить товароучетную систему, нужно:

1. Зайти на сайт разработчика и зарегистрировать личный кабинет.
2. Придумать логин и пароль.
3. Выбрать подходящий тариф и дополнительное оборудование: сканеры, онлайн-кассы, весы.
4. Оплатить покупку.
5. Добавьте в систему базу товаров/услуг, которые уже ведете в Excel, 1С и других программах. Можно сделать это вручную при помощи сканера штрих-кодов или скачать типовую базу.
6. Запустить программу, подключить и настроить оборудование, начать работу.
7. Дать доступ к программе тем сотрудникам, которым он необходим.
8. Если касса еще не установлена на точку продаж — установить.
9. Вовремя оплачивать услугу.

Основные функции систем учета

• систематизация материальных ценностей, отслеживание наличие товара на складе;
• создание персональной карточки каждого товара с описанием, количеством, передвижением и ценой;
• распечатка документов для первичного учета;
• работа с большим количеством данных;
• возможность вести аналитику продаж и заказов;
• простая передача данных по почте;
• возможность частично или полностью разграничить доступ;
• в некоторых программах встроена CRM-система для анализа эффективности менеджеров, продавцов и кладовщиков;
• оповещение о недостающих товарах на складе;
• формирование документации для бухгалтерии и поставщиков;
• разработка программы лояльности;
• работа с несколькими складами и магазинами;
• выгрузка данных из других форматов и баз данных;
• автоустановка продажной цены по вашей наценке и загрузка прайсов поставщиков.

Документы

Для ведения учета товара необходимо оформлять документы по поставкам и отгрузке: формы утверждены государством. Складская программа способна помочь в следующих вопросах:

• автозаполнение документов по готовым актам, штрихкодам и RFID-меткам;
• выгрузка складских документов в форматах *.xls, *.pdf;
• рассылка документов на почту или через электронный документооборот;
• быстрый поиск нужных данных и документов.

 

Прежде, чем оформлять документы, в программе необходимо заполнить справочники по вашим партнерам по поставкам и отгрузкам, товарам и разделам. Для этого, как правило, есть соответствующие формы. После формируются приходы и расходы.

При первом поступлении денег или оплате необходимо ввести все данные, после программа будет сама предлагать опции, которые были выбраны ранее. Для формирования прихода достаточно ввести продавца, тип проводки, номер документа, дату и количество закупаемого товара. Расход формируется аналогичным способом.

Редактировать и удалять документы в таких программах можно только до подтверждения оплаты. Например, добавлять товар, менять количество и стоимость, пересчитать цену, изменить дату и фирму клиента.

Деньги

Программы складского учета, интегрированные с бухгалтерией и платежными системами, фиксируют все факту движения денежного потока, как и товаров. Указывают — когда, по какой стоимости и в каком количестве был продан товар. Для оплаты достаточно выбрать кнопку, которая подтвердит поступление денежных средств. Оплату можно вводить частями, а получить подтверждение возможно, только если сумма поступивших денег сравняется или превысит ту, что указана в документе.

Также учетные сервисы фиксируют все долги (ваши и ваших клиентов). Для этого большая часть программ имеет отдельную вкладку, кнопку или форму. В ней будет указано название компании, документ, оплаченная и неоплаченная сумма. Также можно по названию фирмы узнать ее реквизиты.

Отчетность

Складские учетные системы сохраняют и ведут архив с документами списаний, перемещений, возвратов и т. д. Это необходимо, если потребуется провести аналитику, зафиксировать ситуацию в конкретный месяц или разобраться, если какие-то расчеты не сходятся.

В программе отражена история движения каждого товара (искать по наименованию). Также указано, по каким документам шло его движение, сколько было продано за месяц и каким клиентам. Как правило «Отчеты» выносят в отдельное поле или форму, с помощью которой можно распечатать их.

Интересно! Некоторые программы имеют функцию импортировать заказ от покупателя.

Использование программ складского учета в разных филиалах и отделениях

Если бизнес идет на расширение, либо программа сразу закупается для нескольких филиалов/отделений, она позволяет координировать их деятельность. Удаленный доступ к складам, фиалам и магазинам легче осуществлять через облачные сервисы. А локальные системы подходят для крупных фирм с большим количеством товаров, чтобы автоматизировать бизнес-процессы.

Большинство программ позволяют настроить обмен данными между подразделениями в разных городах, также следить за передвижением продукции. Сотрудникам в платных версиях можно организовать разные уровни доступа.

На заметку: открытый API позволит доработать программу под ваши индивидуальные потребности.

Виды сервисов складского учета

Программы для складского учета классифицируются по назначению и масштабу предприятия: для малых, средних и крупных фирм; облачные хранилища или локальное ПО. Выбирать следует исходя из того, какие опции нужны, и насколько предполагается расширяться. Чем больше бизнес, тем сильнее процессы завязаны на специфике отрасли. В целом методов вести складской учет — несколько.

1. Номенклатурный, товары не делятся по категориям.
2. Сортовой, товары хранятся по группам без учета партий.
3. Партионный, товары хранятся по партиям.
4. Партионно-сортовой, хранение и учет партиями, каждая разделена по сортам.

Стоимость

Чаще складские программы имеют фиксированный ежемесячный тариф, есть также годовая подписка, либо бесплатные версии. Многие простые программы для небольшого бизнеса можно скачать бесплатно. Например,  сервисы «Мой склад», «CloudShop», «Большая птица». У других сервисов есть бесплатный пробный период, обычно он длится 2 недели. Также за подключение новых точек можно получить скидку или купить услугу в рассрочку.

ВАЖНО! Все подписки, которые оплачиваются на год вперед, выходят выгоднее из-за меньшей стоимости месяца.

Например, на «Бизнес.Ру», где есть бесплатный тариф, предлагают платные версии программы: от «Конструктора» за 500 рублей в месяц до «Корпоративного» по 6500. При оплате за полгода, год или два скидка достигает 25%.

Сервис «ЕКАМ» не предусматривает бесплатной версии, начальный тариф обойдется в 480 рублей в месяц, а «Корпоративный» в 3680. Здесь и автоучет перемещения товаров, поддержка нескольких складов, создание технологических карт для общепита.

Подборка программ складского учета

В подборке ниже — 42 программы с описанием.

Одна из популярных программ складского учета облачного типа. По мере роста бизнеса позволяет переключаться между тарифами. А открытый API дает возможность настроить сервис под себя. Из минусов: нет управления доставкой, блока с календарем и задачами.

Ссылка на официальный сайт: ekam.ru

ВАЖНО! ЕКАМ не производит кассовые аппараты. Она собирает решения на своей базе. Лицензию системы нужно оплачивать отдельно.

Это облачный сервис Входит в топы рейтингов, поскольку разработчики продолжают его улучшать. Популярен у владельцев небольших точек продаж в офлайне. Из минусов: техподдержка не работает круглосуточно, а хранилище в «облаке» ограничено.

Ссылка на официальный сайт: business.ru

Еще один облачный сервис для малого бизнеса. Можно рассмотреть на старте, но недостаток важных функций не дает программе составить конкуренцию лидерам рынка. Из минусов — неудобный интерфейс, закрытый код.

Ссылка на официальный сайт: litebox.ru

Программы «Контур» можно применять, если есть хотя бы базовое знакомство с бухгалтерией. Новичкам и малому бизнесу предпочтительнее другие форматы. «Контур Бухгалтерия» работает с онлайн-кассой через свое ПО.

Ссылка на официальный сайт: b-kontur.ru

Веб-сервис для складского бухгалтерского и налогового учета. Разработчики рекомендуют его для малой розницы и сетей до сотни магазинов. Минусом являтся закрытый API и сложность ее освоения.

Ссылка на официальный сайт: kontur.ru/market

Атол Sigma

Платформа для онлайн-магазина, дополнение к сервису InSales. Работает на серверах, расположенных в Лондоне. Изначально был создан для магазина amperka.ru.

Ссылка на официальный сайт: insales.com

Онлайн-программа системы Бизнес.ру. Имеет неоднозначные отзывы из-за частых багов. Помогает автоматизировать управление бизнесом.

Ссылка на официальный сайт: class365.ru

Онлайн-бухгалтерия для самостоятельного ведения учета малому бизнесу. С помощью нее можно составить отчеты в налоговую, сформировать платежки, выставить счет. Интегрирована с компаниями Мегаплан, Robokassa, Тинькофф Банк и другими.

Это приложение для автоматизации учета, универсальное для разных видов торговли. Создана в виде лекции от работы при первом запуске и ее внедрении, множеством примеров с описанием решения.

Ссылка на официальный сайт: v8.1c.ru

Склад и торговля