Что такое ЭПД (электронные перевозочные документы)

ЭПД — это электронные перевозочные документы, которыми участники грузоперевозок оформляют юридически значимые сведения о перевозке, передаче груза, работе экспедитора и связанных операциях. Документы создаются в установленном формате, подписываются электронной подписью и передаются через оператора информационной системы ЭПД в государственную систему ГИС ЭПД. С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов в России должна оформляться электронно: прежде всего транспортные накладные и заказы (заявки) при автомобильных перевозках, железнодорожные транспортные накладные, грузовые авианакладные и экспедиторские документы. Для отдельных ситуаций законом и приказами Минтранса сохранены бумажные исключения.

Что такое ЭПД простыми словами

ЭПД — это не один новый документ и не электронная копия бумажной накладной. Это общее название для перевозочных документов, которые формируются как структурированные электронные файлы по утвержденным форматам.

В обычной схеме компания не отправляет PDF или скан по электронной почте. Участники перевозки работают в сервисе аккредитованного оператора ИС ЭПД. Сервис формирует документ, проверяет обязательные поля и подписи, передает сведения другим участникам и направляет их в ГИС ЭПД.

Юридически значимым становится именно электронный документ, сформированный и подписанный по установленным правилам. Распечатка может использоваться для удобства или предъявления в предусмотренных случаях, но сама по себе не заменяет электронный оригинал.

ЭПД и ГИС ЭПД — в чем разница

ЭПД — это сами электронные перевозочные документы.

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Ее оператор — Минтранс России. Система принимает данные от операторов ИС ЭПД, хранит их и предоставляет сведения уполномоченным государственным органам.

ИС ЭПД — информационная система оператора, через которую бизнес фактически оформляет и передает документы. Напрямую обычная компания или водитель к ГИС ЭПД не подключается. Для работы нужно выбрать оператора из реестра Минтранса и заключить с ним соглашение об электронном документообороте перевозочных документов.

То есть схема выглядит так:

грузоотправитель / перевозчик / экспедитор / грузополучатель → сервис оператора ИС ЭПД → ГИС ЭПД → государственные органы.

Какие документы относятся к ЭПД

В ГИС ЭПД передаются разные типы перевозочных документов. Для автомобильных перевозок система уже поддерживает электронную транспортную накладную, электронный путевой лист, заказ-наряд, сопроводительную ведомость, заказ или заявку на перевозку и договор фрахтования. После расширения обязательного транспортного ЭДО в систему также включены электронные экспедиторские документы, электронная грузовая накладная для воздушных перевозок и электронная транспортная железнодорожная накладная.

Основные документы:

1. Электронная транспортная накладная, или ЭТрН. Подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом и сопровождает перевозку от отправителя до получателя.

2. Электронный заказ или заявка на перевозку. Фиксирует договоренности между заказчиком и перевозчиком о конкретной перевозке.

3. Электронный путевой лист, или ЭПЛ. Содержит сведения о транспортном средстве, водителе, рейсе, медицинском осмотре и техническом контроле в предусмотренных законом случаях.

4. Электронный заказ-наряд. Используется в предусмотренных Уставом автомобильного транспорта случаях, в частности при фрахтовании транспортного средства для перевозки груза.

5. Электронная сопроводительная ведомость. Применяется при перевозке груза в контейнерах в предусмотренных законодательством случаях.

6. Электронный договор фрахтования. Электронная форма договора фрахтования транспортного средства.

7. Электронная транспортная железнодорожная накладная. Подтверждает заключение договора перевозки груза железнодорожным транспортом, принятие груза и условия перевозки.

8. Электронная грузовая накладная при воздушной перевозке. Используется при перевозке груза воздушным транспортом.

9. Электронные экспедиторские документы. К ним относятся поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка.

При этом не все документы из этого перечня обязательны только в электронном виде. Обязательность зависит от вида документа и конкретной перевозки.

Какие ЭПД обязательны с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат установлен для следующих документов:

• транспортной накладной при автомобильной перевозке груза;
• заказа и заявки на перевозку груза автомобильным транспортом;
• транспортной железнодорожной накладной;
• грузовой накладной при воздушной перевозке;
• экспедиторских документов: поручения экспедитору, экспедиторской расписки и складской расписки.

Основное правило закреплено Федеральным законом № 140-ФЗ, который изменил законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности, автомобильных, железнодорожных и воздушных перевозках.

Переход касается участников перевозок независимо от отрасли: производителя, интернет-магазина, дистрибьютора, транспортной компании, экспедитора или другого бизнеса. Если компания участвует в перевозке, для которой закон требует соответствующий перевозочный документ, его нужно оформлять в установленной электронной форме.

Что осталось необязательным

Путевой лист не стал полностью обязательным электронным документом. Его по-прежнему можно оформить на бумаге или в электронной форме. Но если компания выбирает электронный путевой лист, он направляется в ГИС ЭПД.

Также важно различать наличие электронного формата и обязанность использовать его. ГИС ЭПД поддерживает больше типов документов, чем перечень документов, которые с 1 сентября 2026 года обязательно должны быть электронными.

Что именно заменяют ЭПД

ЭПД заменяют бумажные перевозочные документы соответствующего вида там, где законом установлен электронный формат.

Например:

• бумажную транспортную накладную заменяет ЭТрН;
• бумажный заказ или заявку на перевозку — электронный заказ или электронная заявка;
• бумажную железнодорожную транспортную накладную — электронная железнодорожная накладная;
• бумажную грузовую авианакладную — электронная грузовая накладная;
• бумажные экспедиторские документы — их электронные аналоги.

При этом ЭТрН не является заменой УПД, счета-фактуры или документов о передаче товара. УПД отражает отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг и может выполнять функцию счета-фактуры и первичного учетного документа. Транспортная накладная подтверждает отношения по перевозке. Это разные документы с разными функциями.

УПД также не заменяет транспортную накладную, если ее оформление обязательно по транспортному законодательству.

Электронная экспедиторская расписка не заменяется ЭТрН. Экспедиторская расписка подтверждает получение груза экспедитором от клиента, а транспортная накладная подтверждает договор перевозки между грузоотправителем и перевозчиком.

Основные законы и нормативные акты по ЭПД

Правила электронных перевозочных документов распределены между несколькими актами.

• Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Главный закон обязательного перехода на электронные перевозочные и экспедиторские документы с 1 сентября 2026 года.
• Федеральный закон от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Регулирует автомобильные перевозки, транспортную накладную, путевой лист и работу ГИС ЭПД.
• Федеральный закон от 30 июня 2003 года № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Определяет правила работы экспедиторов и требования к экспедиторским документам.
• Федеральный закон от 10 января 2003 года № 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации». Содержит требования к железнодорожной накладной.
• Воздушный кодекс Российской Федерации. Регулирует грузовую накладную при воздушной перевозке.
• Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Определяет виды электронных подписей и общие правила их использования.
• Постановление Правительства РФ № 931 от 21 мая 2022 года. Устанавливает правила обмена электронными перевозочными документами и передачи сведений в ГИС ЭПД для соответствующих автомобильных документов.
• Постановление Правительства РФ № 2200 от 21 декабря 2020 года. Содержит Правила перевозок грузов автомобильным транспортом и порядок работы с транспортной накладной.
• Для новых обязательных документов действуют отдельные правила обмена: для электронных экспедиторских документов, железнодорожных накладных и грузовых авианакладных Правительство утвердило специальные порядки в 2026 году.
• Форматы файлов утверждает ФНС России. Поэтому ЭПД — это не произвольный электронный документ: его структура должна соответствовать действующему формату ФНС.

Кто обязан работать с ЭПД

Обязанность возникает не у «транспортных компаний вообще», а у участников конкретной перевозки и документооборота.

В зависимости от документа это могут быть:

• грузоотправитель;
• перевозчик;
• грузополучатель;
• заказчик перевозки;
• водитель;
• экспедитор;
• клиент экспедитора;
• железнодорожный перевозчик;
• авиаперевозчик;
• уполномоченные сотрудники и представители организаций.

Например, транспортную накладную по общему правилу составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное. Далее документ последовательно дополняют и подписывают другие участники перевозки.

Если организация перевозит собственный груз собственным транспортом между своими подразделениями и отдельный договор перевозки не заключается, транспортная накладная может не требоваться. Но если для такой перевозки привлекается сторонний перевозчик по договору перевозки, возникает обязанность оформить транспортную накладную.

Как оформить ЭПД

Практический переход на ЭПД состоит из нескольких шагов.

1. Определить, какие документы используются в компании. Нужно составить список сценариев: доставка собственным транспортом, работа со сторонними перевозчиками, экспедиция, железнодорожные и авиаперевозки, контейнерные перевозки, фрахтование. Для каждого сценария определяется набор обязательных документов.
2. Выбрать оператора ИС ЭПД. Работать с ГИС ЭПД напрямую обычный участник перевозки не может. Нужно выбрать оператора, включенного в официальный реестр Минтранса. При выборе имеет смысл проверить поддержку нужных документов, роуминг с другими операторами, мобильное приложение для водителей, интеграцию с 1С или TMS, API, работу с МЧД и стоимость документооборота.
3. Заключить соглашение с оператором. Участник информационного взаимодействия заключает соглашение об электронном документообороте перевозочных документов с оператором ИС ЭПД.
4. Настроить электронные подписи. Для организации или ИП обычно используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Представителям организации может потребоваться машиночитаемая доверенность. В предусмотренных законом сценариях физические лица могут применять усиленную неквалифицированную или простую электронную подпись.
5. Подключить сотрудников и водителей. Нужно определить роли: кто создает документ, кто подписывает со стороны грузоотправителя, кто подтверждает прием груза, кто подписывает от перевозчика, кто принимает груз у получателя.
6. Настроить обмен с учетной системой. При небольшом объеме можно работать через веб-интерфейс оператора. При регулярных перевозках удобнее интеграция с 1С, ERP, TMS или собственной системой через модуль, коннектор или API.
7. Проверить контрагентов и роуминг. Если стороны используют разных операторов ИС ЭПД, документы должны передаваться через межоператорский обмен. До запуска полезно проверить реальные маршруты обмена с ключевыми контрагентами.

Как передается электронная транспортная накладная

Точный сценарий зависит от оператора и перевозки, но логика ЭТрН обычно выглядит так.

1. Грузоотправитель создает транспортную накладную в системе оператора и подписывает свою часть.
2. Оператор проверяет формат и подпись, присваивает документу необходимые идентификаторы и передает сведения в ГИС ЭПД.
3. Перевозчик получает документ через свою ИС ЭПД. Водитель подтверждает прием груза допустимым видом электронной подписи.
4. Перевозчик подписывает сведения со своей стороны. При необходимости в документ вносятся изменения, например сведения о переадресовке или фактических обстоятельствах перевозки.
5. При доставке грузополучатель фиксирует прием груза и необходимые замечания. Перевозчик завершает свой этап документооборота.
6. Все предусмотренные файлы обмена и сведения передаются через операторов в ГИС ЭПД.

Таким образом, одна перевозка формирует не «один PDF с подписями», а последовательность юридически значимых электронных сведений и подписей участников.

Какими электронными подписями подписывают ЭПД

Тип подписи зависит от роли и документа.

• Юридическое лицо или ИП обычно подписывает ЭПД усиленной квалифицированной электронной подписью.
• Физическое лицо может использовать УКЭП или в предусмотренных законом случаях усиленную неквалифицированную подпись.
• Для отдельных действий допускается простая электронная подпись. Например, водитель может подтвердить сведения ЭТрН простой или усиленной неквалифицированной подписью, если затем соответствующие сведения подписывает перевозчик допустимой усиленной подписью.
• Если электронный документ подписывает сотрудник или другой представитель юридического лица или ИП, его полномочия должны быть подтверждены доверенностью, в том числе машиночитаемой доверенностью в случаях, когда она требуется.
• Для электронного путевого листа действуют специальные требования к отдельным отметкам. Например, сведения о медицинском осмотре заверяются электронной подписью медицинского работника.

Как водитель предъявляет ЭПД инспектору

Водителю не нужно возить с собой пачку бумажных оригиналов только потому, что документ существует в ГИС ЭПД.

При проверке электронный перевозочный документ можно предъявить в электронной форме или в предусмотренном порядке в виде копии. Для проверки ЭПД на дороге используется QR-код, сформированный на основании сведений из системы.

Минтранс указывает, что даже при отсутствии мобильного интернета водитель может предъявить заранее сохраненное изображение QR-кода. Инспектор считывает его служебным устройством и получает сведения, необходимые для проверки.

Поэтому компании стоит организовать процесс так, чтобы водитель получил QR-код или другой предусмотренный оператором способ предъявления документа до выезда либо имел его офлайн.

Что делать, если нет интернета

Отсутствие стабильного интернета в конкретной точке само по себе не означает автоматический возврат к бумажной транспортной накладной.

Для автомобильных ЭПД документы можно сформировать в другой точке, а водителю заранее передать данные для предъявления при проверке. Многие сервисы операторов позволяют сохранять документ и QR-код на телефоне.

Бумажный формат допускается не по желанию участника, а в случаях, прямо предусмотренных нормативными актами для конкретного вида документа.

Для некоторых других видов перевозочных и экспедиторских документов отсутствие технической возможности или форс-мажор прямо включены в перечень бумажных исключений.

Когда ЭПД можно оформить на бумаге

Общее правило после 1 сентября 2026 года — обязательный электронный формат для документов, перечисленных в законе. Однако Минтранс утвердил исключения.

Для автомобильной транспортной накладной, заказа и заявки исключения установлены приказом Минтранса № 262. Среди них предусмотрены отдельные перевозки с участием иностранных лиц, перевозки для личных, семейных или домашних нужд физического лица, а также специальные сценарии. В сентябре 2026 года Минтранс расширил перечень для отдельных перевозок грузов военного назначения и перевозок на территориях с особыми правовыми режимами.

Для железнодорожной и воздушной накладных действуют свои перечни исключений. В частности, бумажное оформление возможно в предусмотренных нормативными актами ситуациях, когда отсутствует техническая возможность сформировать или принять электронный документ. Для авиаперевозок предусмотрены и специальные случаи, связанные с отсутствием необходимого программного обеспечения в аэропорту.

Экспедиторские документы можно оформить на бумаге, в частности когда услуги оказываются физическому лицу для личных нужд либо когда из-за форс-мажора у клиента или экспедитора отсутствует техническая возможность оформить документ электронно.

Исключения различаются по видам документов. Нельзя взять основание, установленное для экспедиторской расписки, и автоматически применить его к транспортной накладной.

Международные перевозки и CMR

Для международной автомобильной перевозки применяется транспортный документ, предусмотренный международным договором, в том числе CMR-накладная.

CMR не требуется направлять в ГИС ЭПД только потому, что российские внутренние транспортные накладные перешли в электронный формат. Минтранс отдельно разъясняет, что действующее российское регулирование не устанавливает такой обязанности для CMR.

При этом если в цепочке есть отдельный внутренний участок перевозки по территории России с самостоятельным договором перевозки, документы по этому участку нужно оценивать отдельно.

ЭПД и транспортная экспедиция

Для экспедиторов переход на электронный документооборот затронул три базовых документа.

• Поручение экспедитору определяет перечень и условия транспортно-экспедиционных услуг.
• Экспедиторская расписка подтверждает получение экспедитором груза от клиента или указанного им грузоотправителя.
• Складская расписка подтверждает принятие экспедитором груза на складское хранение.

Эти документы являются частью отношений по договору транспортной экспедиции и не подменяют друг друга. Например, наличие ЭТрН не устраняет обязанность оформить экспедиторскую расписку, если по закону и фактической схеме отношений она требуется.

Электронные экспедиторские документы передаются в ГИС ЭПД через оператора ИС ЭПД.

Можно ли работать через разных операторов

Да. Контрагенты не обязаны покупать один и тот же сервис.

Если грузоотправитель работает у одного оператора ИС ЭПД, перевозчик — у другого, а грузополучатель — у третьего, обмен может выполняться через роуминг между операторами.

На практике роуминг стоит проверить до массового запуска. В 2026 году Минтранс и участники рынка отдельно обсуждали вопросы межоператорского обмена, черновиков и унификации отдельных полей. Поэтому для крупных потоков полезно провести тестовые перевозки с основными контрагентами.

Нужно ли хранить бумажные копии

Если документ по закону оформлен электронно, отдельный бумажный оригинал только для архива обычно не нужен. Юридически значимая версия хранится в электронном виде вместе с подписями и данными обмена.

Но компании стоит определить внутренний порядок хранения, сроки доступа к документам, резервное копирование сведений из своей учетной системы и процедуру выгрузки документов у оператора.

Если конкретная перевозка попадает под установленное исключение и документ оформлен на бумаге, хранить его нужно по правилам, применимым к бумажному документу.

Преимущества ЭПД для бизнеса

Основной эффект ЭПД — не в отказе от принтера как такового, а в сокращении ручных операций вокруг перевозки.

• Не нужно передавать оригиналы через водителя, курьера или почту.
• Бухгалтерия и логистика получают документ сразу после подписания участником, а не после возврата водителя.
• Меньше риска потерять оригинал или получить разные версии одного документа.
• Статусы подписания и изменения видны в системе.
• Данные можно автоматически переносить из TMS, ERP или 1С.
• Контролирующие органы получают предусмотренные сведения через ГИС ЭПД без запроса бумажного комплекта у водителя.
• При большом количестве перевозок это сокращает стоимость обработки одного рейса и ускоряет закрытие документов и взаиморасчеты.

Что нужно сделать компании для перехода на ЭПД

Если компания еще не настроила транспортный ЭДО, минимальный план такой:

1. Описать все схемы перевозок и определить обязательные документы для каждой.

2. Проверить, какие бумажные документы с 1 сентября 2026 года больше нельзя использовать по общему правилу.

3. Выбрать оператора из реестра ИС ЭПД Минтранса.

4. Получить и проверить электронные подписи руководителей и сотрудников.

5. Оформить МЧД для представителей, которые подписывают документы от имени компании.

6. Подключить водителей и определить способ их электронной идентификации и подписи.

7. Настроить интеграцию с 1С, ERP или TMS либо регламент работы в веб-интерфейсе.

8. Проверить роуминг с основными контрагентами.

9. Провести тестовые перевозки и проверить весь цикл: создание, подписание, передачу, приемку, исправления и предъявление документа на дороге.

10. Зафиксировать резервный порядок работы при сбоях и проверить, какие бумажные исключения реально применимы к вашим перевозкам.

Частые ошибки при переходе на ЭПД

• Считать ЭПД обычным PDF. Формализованный ЭПД создается по утвержденной структуре и передается через оператора ИС ЭПД.
• Считать, что любой ЭПД стал обязательным электронным. Например, путевой лист может оставаться бумажным.
• Пытаться работать напрямую с ГИС ЭПД. Бизнес взаимодействует с системой через аккредитованного оператора.
• Не подготовить подписи и МЧД для сотрудников. Документ может быть технически создан, но не сможет пройти юридически значимое подписание.
• Не подключить водителей. В ЭТрН водитель участвует в фиксации факта приема и передачи груза.
• Не проверить роуминг. Если контрагенты у разных операторов, обмен нужно протестировать заранее.
• Путать транспортную накладную с УПД. Это разные документы, и один не отменяет другой.
• Использовать бумагу просто из-за плохого интернета. Бумажные исключения определены нормативными актами; временное отсутствие связи не всегда дает право отказаться от ЭПД.

Кратко: как работает ЭПД

1. ЭПД создается участником перевозки в сервисе оператора ИС ЭПД.
2. Документ формируется в формате ФНС и подписывается предусмотренной электронной подписью.
3. Оператор передает документ или сведения в ГИС ЭПД и другим участникам перевозки.
4. На следующих этапах перевозчик, водитель, грузополучатель или экспедитор дополняют и подписывают свои части документа.
5. Государственные органы получают доступ к необходимым сведениям через ГИС ЭПД.
6. Водитель при проверке предъявляет электронный документ, его допустимую копию или QR-код в предусмотренном порядке.